ビジネス講座 ~初歩の初歩~：ビジネス文書の基本
ビジネス文書の基本
ビジネス文書は、必ず中心となるテーマがあります。
ビジネス文書の役割
- 情報・意思を伝える：案内、伝達、報告などを文書を使って行う
- 気持ちを伝える：感謝、遺憾の気持ちなどを文書 を通じて伝える
- 条件・希望を伝える：こちらの条件や希望を伝えて、相手に行動を求める
- 相手の文書に応える：相手からの条件や希望の提示に対して、こちらの回答を文書で伝える
ビジネス文書の種類
・内部と外部：社内文書と社外文書
・様式と形式：帳票（定型書式）と一般文書
・通常と例外：通常文書と例外文書（クレーム､わび状など）
ビジネス文書は、5W2Hを明確に書かなければならない。
When（いつ）----------------- 日付はいつか。
Where（どこで）-------------- 場所はどこか。
Who（だれが）---------------- 発信者と受信者（あて名）はだれか。
What（何を）----------------- この文書のかかれた目的は何か。
Why（なぜ）------------------ この文書の必要性は。
How（どのように）----------- 手段・方法は。
How much（いくらで）------ 費用はいくらかかるか｡
１件１葉主義とは？
ビジネス文書は、１枚の用紙に１つの用件を書くようにする。
全く異なった用件を（内容）を１枚の用紙に記載すると混乱を招きがちになる。
又、用件ごとにファイリングする場合に不都合であるため。
ビジネス文書を作成する際のポイント
- 速やかに：必要が生じたら時期を失することなく作成する
- 一定の形式：文書の構造要素をつかみ、だれでも同じように作成できる
- 正確・明瞭：主題となる用件が正確に伝わるよう不明瞭な表現を避ける。
- 簡潔・丁寧：リズム感のある歯切れの良い文章、かつ丁寧なことばづかいで作成する。
- 用字・用語：正しい漢字、表現を心がける。又､である調（常体文）と、です・ます調（敬 体文）が混在しないよう文体の不統一をなくす。
ビジネス文書は、短文を心がける
- 修飾語を使わない
- 敬語は最小限にする
文章が長くなり冗長になるため、たくさんの敬語を使いすぎない。
- 箇条書きを用いる
1.日時・・・・
2.場所・・・・
3.議題・・・・
箇条書きを用いると、読みやすく一目で内容をつかむことができる。
ビジネス文書の提出・受け取り
提出の際のポイント
- 提出期限を守る
期限前に提出するようにする。最低でも期限は守る。
- 黙って渡さない
「○○の報告書です。宜しく・・・」など、ことばを添えて渡す。相手が 不在の時はメモで、郵送の時は電話で。
受け取る際のポイント
- 受け取ったらその場で読む
- 実行に移す
- 整理・分類する
