仕事ができる人は自分で仕事を作っている

「仕事が出来る人」の定義は、成果を上げている人、仕事が早い人など、いろいろあると思いますが、ここでは自分で仕事を作ることを取り上げてみたいと思います。

ここで言う仕事を作るということは問題を定義して課題に落とし込み、対応策を検討して実行していくということです。

実は、できる人にとっては以下に述べることが仕事であって、それ以外のやることがわかっていることは、ただの作業なのです。

作業も大切ですが、作業だけやっていても本当の意味で成果をだすことは難しいです。

（１）問題を定義する
　・何を問題にするか
　単に不具合の現象を問題にしてしまうことが多いのではないでしょうか。
　表面的なことを問題にして対策しても根本的な改善はできません。
　効果が出ないか良くても対処になってしまいます。
　Why（なぜ）と自問しながら問題を掘り下げていくことが大切です。
　2回、3回、できなければ最初は1回でもいいからWhy（なぜ）と自問するように心がけます。

　・仮説をたてる
　Why（なぜ）と考えても明確な答えが出てくることは稀です。
　わからないことだらけで前に進むことが困難な時は、仮説をたてることが有効です。
　仮説には前提条件が含まれているので、条件を振りながら検証していきます。
　それを繰り返しながら精度を高めていくようにします。

　・考え方の癖
　以上のことは、考え方の型として何度もやっていくことで自然にできるようになります。
　癖になってしまえば、自発的に問題は何か、それはどうして起きるのか、・・・と
　考えるようになります。
　
　仕事ができない人はいつまでたっても、「●●だからできない」と考えてしまいます。
　このような考え方の悪い癖は、少し意識するだけで正すことができるので是非やってみてください。

（２）課題に落とし込む
　・ゴールを決める
　ここで重要なのはゴールを決めることです。
　どのような状態になれば完了なのか明確にします。
　要するに明確な目標を設定するということです。
　形容詞を含んだ曖昧なゴールではなくて出来るだけ数値化することを心がけます。
　数値化すると何が良いのでしょうか。
　ゴールが数値化されているということは途中経過も数値で評価することになります。
　ですから、PACAを回す過程で精度が格段に良くなります。
　精度が良ければ早くゴールにたどり着けます。

（３）対応策を検討する
　実現可能なことを素早く実施するように心掛けます。
　実現可能なことというと、自分ができることだと勘違いする人がいます。
　対応策を検討する初期の段階では、技術的なことやコストなどの制約をあまり狭めない方がいいです。
　100％無理なことは省く必要が合いますが、いろいろなアイデアを出して優先順位をつけて実行していった方が効率が良くなります。

　・計画をたてる
　対応策を検討したら必ず計画を立てましょう。
　計画はゴールまでの道筋になっている必要があります。
　まず何時迄に何をやって、次に何、その次に何、…とゴールまでのアクションを確認しながら時期を大雑把でもよいので決めます。
　それを関係者で共有してください。
　仕事は自分一人で完結することはありません。
　必ず、複数の相手が存在します。
　計画を共有することで、その相手が動きやすくなります。

（４）実行
　目的意識を持って行動するように心がけるのが重要です。
　いつのまにか対策の実行が目的になってしまっていることはよくあることです。
　目標を達成しようという意欲や意識がゴールにたどり着けるかどうかに大きく影響します。
　グリッド（やり抜く力）と言われています。
　途中で放り出さない人は誰からもプロと認められます。

　・人を動かす
　仕事は自分一人で完結することないので必ず誰かに動いてもらう必要があります。
　そのために、計画などの情報を共有することは前に述べました。
　その他にコミュニケーションスキルなどの様々なスキルが必要かもしれませんが
　自分の”やる気・本気度”が相手に伝わって初めて本当の協力を得ることができるものです。
　人を動かすのも、グリッド（やり抜く力）ですね。

まとめ
　やることがわかっていることは単なる作業で、成果を出すのは難しい。
　「仕事ができる人」は自分で仕事を作っています。
　”仕事＝やること”を自分で決めて・計画を立て・人を動かしながら成果を出しています。

　ここで一番大切で難しいことは、「何を問題にするか」です。
　「何を問題にするか」で成果の大きさが決定されます。
　問題を特定するには、Why（なぜ）と自問して仮説を立てることをやってみてください。

　そして、グリッド（やり抜く力）です。
　ゴールまでの道のりが遠かったり険しかったりすることもあると思いますが
　「最後までやり抜く」という意識を忘れないでください。
　途中で休んでも、やり抜く気持ちがあって諦めなければ必ずゴールにたどり着けます。必ず。

自分で課題を設定して締め切りを守る

 正しく目標を設定することは、仕事の成果を上げるためには重要なポイントです。

でも、自分で課題を設定できる人は案外少ないようです。

上司や先輩などからの外部から課題と期限を与えられて何も疑問を持たずに目標を設定する。

こんな感じで何年も会社で仕事をしている人がとても多いと思います。

一流の人は、外部から課題を与えられても、そこからさらに深堀して真の問題を考えて目標を設定していると思います。

どのような視点で深堀していくか考えてみましょう。

目標と現状のギャップを把握する

多くの仕事には、前任者がいたり、過去に既に行われたりしています。過去に作られた資料やデータが残されていたりすることも多くあります。

以前に設定した目的を把握するとともに目標と実施した結果のギャップを確認します。そのギャップをどのレベルまで改善すべきかを考えることで目標が具体的なものになります。

仕事の背景との整合性を確認する

組織の役割・ビジョン、プロジェクトの目的・目標、仕事が設定された背景との整合性を確認します。それぞれの仕事は、組織の役割・ビジョンの達成やプロジェクトの目的・目標を達成するために存在します。

仕事の目的・目標は、そうした上位の目標との整合性を確認することで、はっきりしたものになっていきます。また、その仕事がなぜ設定されたのかを上司や関係者に確認することで、目的・目標を明確にすることができます。

現状のレベルを確認する

何らかの問題・課題が認識されているために生まれた仕事であれば、その状況や現状のレベルを把握していきます。その状況やレベルをどこまで改善するのかを考えます。

目標（到達レベル）を設定していく際、現状の確認は極めて重要になります。現状を把握せずに目標を設定してしまうと、正しい目標設定ができなくなる危険があります。

目標設定をするときに、今どこにいるのかがわからないと、目標が高すぎたり、低すぎたりしてしまいます。

予算や納期など、制約条件を確認する

ほとんどの仕事には、何らかの制約条件があります。何でも自由にやっていい、ということはまずありません。仕事の目標（到達レベル）の設定のためにも重要なことは、そうした制約条件を確認していくことです。

例えば、予算や納期など、すでに設定されている目標の要素はないか。また達成すべき目標レベルが上位方針に設定されていないか。法規やルール、安全、環境、コンプライアンスなど、目標に考慮する必要はないかを考えます。

目標（到達レベル）を明確にしていく際には、こうした制約条件を確認しておくことが大切です。

このようにして、課題・達成すべきことを明確にして目標に落とし込んでいきます。

自分の頭で考えて自分で課題と目標を決めて自分で締め切りを設定します。

「自分で設定した課題を、自分で締め切りを決めて、それを守る」簡単なことですがなかなかできない。

自分で決めたことだから、さぼろうと思えばいくらでも先延ばしができる。

先延ばしの言い訳なんかいくらでも言える。

でも、これができるかどうかが一流に近づけるか、それとも二流三流のままかの違いだと思います。

「無知の知」について

やり方や手順を知っているだけで「わかっている」と勘違いしている人、周りにいませんか。

”わかっている” と言っているのにやらない（できない）で頭を抱えている人のことです。

「なぜそのやり方なの？」「なぜそれをやる必要があるの？」と質問しても何も答えられない。

どこかで見たり聞いたりしたことがあるような ”かっこいいスローガン” を振りかざしているような人に多い気がします。

自分では、”完璧な目標、完璧な計画” だと思っているのかもしれないけど、目的・目標が曖昧で傍からは何をやりたいのか全く理解できない。

私は、”知らないこと”、 ”見えていないこと” を認知することは非常に難しいことだというのを体験しました。

10年くらい前に健康診断（人間ドック）で、”視神経乳頭陥凹拡大（ししんけいにゅうとうかんおうかくだい）” だと診断されました。

”何だ、それ” と思いながら眼科で再検査を受けてドクターから ”やっぱり見えていませんね” と言われました。俗に言う緑内障です。

私はその時、ドクターが言っていることを理解できませんでした。

心の中で、この人は何を言っているんだろうと呟いていました。だって見えている（見えていると思っていた）から。。。

ドクターは、視野検査の結果を見せながら盲点のことや見えていないことを示すデータを説明してくれました。

これにはかなりショックを受けました。

”緑内障である（視野が欠けている）”ということよりも”見えていないことがわかっていなかった”ことがショックでした。

その後で緑内障のことや簡易的な視野チェックの方法などを調べて見えていないことを自分で確認しました。

人の目は2つあるので盲点など片方の目で見えていないところはもう片方の目の映像を合成するから見えていないことがわからない。

また、視野が欠けている方の目だけでも、見えていない部分の周辺の映像で脳が勝手に補完してしまうので余計に見えていないことに気が付きにくいことを理解しました。

その時に世間でよく言われている ”見える化” の重要性を理解したような気がします。

そして、見えていないことを意識することで”見えていない”ことが、”見える（認知できる）” ようになることも発見しました。

でも、意識している時だけです。意識していないと脳がうまく処理してくれるので全くわかりません。

そのおかげでストレスは全然ないですが、自動車の運転などはとても危険ですよね。そのような時は意識するようにしています。

知識についても、これと同じことが言えると思います。

自分は、わかっていないかもしれないと常に意識することが大切ですが、意識しない方がすごく楽なので無意識に思考停止状態に陥ってしまいます。

”なぜ、そうなのか”、”なぜ、それをやるのか”、”なぜ、…”というように自分に問いかけて分からなければ、”わかっているつもり”になっている可能性があります。

（”昔からこのやり方でやってきたから”なんてのは答えになっていないので注意）

それは、”見えていない” のに ”見えている” と思い込んで自動車を運転しているのと同じです。

場合によってはとても危険です。

また、わかっているつもりになっていると、それ以上の成長は期待できない人になってしまいます。

その時に分からなかったり理解できないことがあっても仕方ないですが、それを意識できる状態にしておくことが重要です。

意識できる状態にしておくと、後で ”あの時のことはこういうことだったんだ！” という瞬間が来るはずです。

まとめ

題目の”無知の知”については直接触れていませんが、自分の体験を交えて”無知の知”について考えてみました。

・人は”見えていない ”わかっていない” ことに気づきにくい

・たとえ自覚できていても常に意識していないとそれに気づけない

・”わかっていない” ことを意識するには確認も兼ねて ”なぜ、…” を自分に問いかける

・わかっていないことに気がついたら、わかっていないことを意識できるようにしておく

　メモや日記などに ”わかっていること”、”わかっていないこと” を記録しておくなど。

・意識できるようになれば、”わかっていない”、”見えていない” ことが認知できるようになる

あとは、質問したり新たに学習すればいいわけです。

プロフェショナルの条件

YESと言える方法を探す
難題に対してただNOと言うのではなく、目標に近づく方法を見つけてYESと言うことがプロとしての振る舞い方です。
最終目標へのコミットが約束できない場合でも、「ある部分まではYES」と言えるような、創造的な方法を懸命に探すことが重要だと思います。
できるかどうかわからないのであれば、その目標に近づく行動を約束しましょう。できるかどうかをみつけることが約束になります。

途中で投げ出さない
信頼されていなければプロとは言えないと思います。
最後までやり抜くことで人から信頼を得ることができます。
やり切った仕事のクオリティに問題があったとしても次に改善することができます。
頼んだ側は、「やり切らないこと」を想定して人に仕事を頼んではいないので
途中で投げ出した仕事に対しては挽回のチャンスはありません。次は無いということです。
スキルが多少低くても、失敗しても「やり抜く」ことはプロとしての条件の一つだと思います。

期限を守る
プロは必ず期限を守ります。守る努力を惜しまない。
だから事前の準備を抜かりなくやります。
できるだけ想定外を作らないようにゴールまでの道のりを考えて時間軸を意識して実行していく。
アマチュアとプロでやっていることは同じ場合は多々ありますが、大きく違うことはプロには「期限」が厳しく圧し掛かっているということです。
例えば、趣味のDAY（日曜大工）と大工さんのことを考えてください。
趣味であれば完了までに1週間でも1ヶ月でもかかっていいわけですが、プロの大工さんなら決められた納期に間に合わせなければお客さんから容赦なくクレームがきます。
期日を切り、それを守ることが大事だとわかっていても、期日を設けたがらない人は少なくありません。そして仕事ができない人はそんな時、「スキル不足」「情報不足」「時間不足」を言い訳にします。
必要な「スキル」「情報」「時間」は事前準備の時にわかることで、不足しているならその時に手を打っておくべきです。

相手の期待値を考えることの重要性

相手が「何を期待しているか」を意識していない人は一生懸命に頑張っても評価されないことが多いです。
自分の評価は自分自身が行うのではなくて相手（他者）が行うものです。
だから、相手が何を期待しているかを考えて、その期待に応えなければ評価されません。
「こんなに頑張ったのにどうして？」って感じた時がそれです。

何かを頼まれたり指示された時に「目的」を確認して明確にするのは、相手が何を期待しているかを理解するためといっても過言ではありません。
そして、相手がスピードを重視しているのか、質を重視しているのかも考えて、ものごとを進めていくことが重要です。
仮にスピードを重視している場合に質を高めるために時間がかかって要求された期限に間に合わなければ、どんなに質が良くても、感謝や評価はされません。

言われてみれば、すごく当たり前のことですができていない人が多いです。
こちらが、「〇〇をお願いします」、「〇〇で困っています」と言っても、いつも頓珍漢な返答しか返ってこない人がいますよね。

逆に相手が何を期待しているかを考えている人は評価されないことは稀だと思います。
また、相手の期待値を少しだけ上回るようにしていけば、さらに評価も上がり信頼される人になるはずです。

最初に目的や期待していることを確認すればよいわけですが、これが難しいのかもしれません。
コミュニケーションが苦手な人は特にそうですよね。
コミュニケーションでは、「何を伝えたか」ではなくて「何が伝わったか」 が重要と言われています。
コミュニケーションは一方通行ではなくて双方向なので、相手の言っていることや考えていることを理解することは重要ですが、自分が考えたことを相手に上手く伝えることができなければ成立しません。
ボタンの掛け違いが起きるかもしれないです。
コミュニケーション能力は訓練・練習で高めることは可能だと思います。
話しの本質がずれてきたのでコミュニケーションについてはこれぐらいにしておきます。

今回は、相手に評価されたり、信頼されるには「相手の期待していることを考えて、それを少しでも上回るようにしましょう」という話でした。

仕事は段取りが重要

仕事は段取りが重要です。

仕事に取り組む時は、

　①「目的」の確認

　②「ゴール」の設定

　③手段の検討（段取り）

を意識することが大切です。

若手の方々は、「目的」と「ゴール」は上司や先輩から指示されることが多いと思います。その時は、手段の検討（段取り）からが自分の仕事になるわけです。

ゴールに最速で到達するための方法を策定する

「目的」と「ゴール」を明確に理解していることが前提です。

ゴールに到達するために、「何を」「どのタイミングで」「どのようにやるか」を書き出します。頭の中だけで考えるのではなくて、見える形にします。

見える形にするだけで抜けや間違いに気づきやすくなります。

そして、全体の仕事量と各々の重要度を見極めます。仕事の全体像をおさえたうえで、到達すべきゴールを定めて指示を出した人に確認します。

最初に「自分が想定したゴール」と「指示されたゴール」のすり合わせを行うということです。

まどろっこしいですが、これをやっておかないと、後で「イメージが違う」「やり直し」なんて言われることが多々あります。

指示を出す人も、その時は明確なイメージを持っていない場合が多くて上手く指示を出せない人も存在します。後で苦労しないために最初に一手間かけておきましょう。

出戻りの無駄な時間をなくせます。

特に急ぎの仕事の時は、焦ってすぐに取り掛かってしまいがちですが、「立ち止まって全体を見る」ようにしましょう。

そうしないと、目の前のどうでもいいことを手間をかけてやってしまうような失敗をしてしまうかもしれません。

経験があまりない時や難しい問題解決の場合は、ゴールにたどり着くまでの道のりが全く分からない時もあります。

この時は、ただ悩んでいないでとにかく「すぐに行動にとりかかる」ことが必要かもしれません。

とりあえず「やってみて」その結果から仮説を立てて前進させる。

この時に注意することは、やみくもにやらないで「仮説を立てながら」やってみるということです。

何も考えずにやってゴールにたどり着くことは稀です。

仮にたどり着いても再現性がなくて自身の成長につながりません。

目標設定が正しくできない人

目標を正しく設定できる人は意外に少ない。

部長や課長が提示した今年度の運営方針をそのまま目標にしてしまっているようなことをよく目にします。

例えば、”不良率半減”、”生産性向上：50%Up”とか。。。

これがそのまま係単位の組織の目標になっていることって多いです。

ちょっと待ってよ。部長（課長）が言った、”不良率半減”、”生産性向上：50%Up”は方針で目標じゃないよ！　”方針”、”スローガン”でしょ。

目的には成り得るけど、そのまま目標にしてはいけない。

こんな目標設定をやっているといつまでたっても成果が上がらないし成長もしない。

目的と目標はセットで考える。

目標はその目的を意識して考え設定するとよいです。

目標が目的になっていることって案外多い。

やっている改善が部分最適化で逆に改悪になっていることってあるよね。

このようにならないために目的はしっかり理解しておく必要があります。

また、「言語化された目的」と、「計測可能である目標」。この2つを意識することが大切です。

”生産性向上：50%Up”を目的にしたら、それを達成するための施策を目標にする。

ここで、”生産性向上：50%Up”は抽象的なので、さらに自分にとっての生産性50%Upは何かを考えましょう。

例えば、「資料作成の質を上げて作成時間の短縮を図りたい」と考えたら、「上司との資料の修正やり取りに6回以上かかっているので3回以内で終わるようにする」というような目標を設定します。（定量化する）

次にこの目標を達成するためにやらなければいけないことを考えてリストアップします。（計画：アウトラインを考える）

　資料作成前に上司に完成イメージを伝えてチェックしてもらう。

　先輩たちが作成した資料を見て参考にする。

　誤字脱字を減らすために提出前に2回チェックする。

　・・・。

など、行動レベルに落とし込む。

リストアップしたことをやって資料の修正回数が改善されているかを確認しながら、もし改善傾向がないようなら、”やることリスト”を再度検討します。

要するに、PDCAサイクルを回しながら進める。PDCAサイクルは1回では不十分で2回、3回と回し続けることが重要です。

ここで、目標達成の計画（アウトライン）が全く見当がつかないなら目標にしない方がよいでしょう。

なぜなら、絶対に達成できないから。できたとしても再現性が極めて低いから。

この場合、目的を再確認して目標を細分化するなどして計画（アウトライン）が思いつくレベルに落とし込んでそれを目標にするようにします。

このように目標を設定して取り組むとおおよそのことは達成できるはずです。

仮に達成できなくてもある程度の成果は上がっているはず。それに、何が原因で達成できなかったかがわかっているので継続もしやすい。

目標設定が正しくできる人は、成長スピードが格段に速い。

PDCAサイクルを回しながら推進させるから、どんどん状況が好転します。

成長が加速していき、成長スピードは確実に上がっていくはずです。

しかも成果を出しながら。

まとめ

「言語化された目的」と、「計測可能である目標」。この2つを意識することが大切。

目標を設定する時は目的を意識する。

目標は定量化する。

目標設定時に計画（アウトライン）まで考えておく。

実行時は、”やることリスト”（計画）に沿ってPDCAサイクルを回しながら実施する。

目標設定が正しくできる人は、成長スピードが格段に速くなる。